Jaa tiedostoja ja hallitse projekteja
Tietojen jakaminen on tärkeä osa työtämme. Tässä globalisoituneessa ja virtualisoidussa maailmassa samasta projektista työskenteleminen työpaikoiltamme fyysisesti kaukana olevien kollegoiden kanssa on tulossa arkipäivää.
On olemassa lukuisia työkaluja, joiden avulla voimme paitsi jakaa tiedostoja myös käyttää ja työskennellä samojen tietojen kanssa samaan aikaan. Ne ovat ystävällisiä sovelluksia, jotka helpottavat työtä ilman, että vaaditaan paljon koulutusta tai teknistä tietoa.
Jaa tiedostoja
Perustarpeelliset sovellukset. Niitä käytetään virtuaaliseen pilveen tallennettujen tiedostojen vaihtoon. Joidenkin sovellusten avulla voit paitsi jakaa niitä verkossa, myös luoda ja muokata niitä tällä tavalla. Näiden sovellusten suuri etu on, että pääsemme asiakirjoihimme mistä tahansa paikasta ja tietokoneesta tai jopa älypuhelimista.
Joitain esimerkkejä:
- Google Docs: toimistosovellus, voimme jakaa ja luoda asiakirjoja tekstinkäsittelyohjelmien, laskentataulukoiden ja diojen esitysten kanssa. Hyväksyy Microsoft Office -vastaavansa.
- Google-kalenteri: online-kalenterisi. Voit ajoittaa tehtäviä, muistutuksia tärkeistä tapaamisista, syntymäpäiviä jne. Voit jopa asettaa hälytyksiä ilmoittamaan sinulle muistutuksista. Tiedot voidaan jakaa ja lähettää sähköpostitse.
- 4shared.com: yksi monista paikoista tietojen tallentamiseksi, jonka lataat palvelimelle ja jaat sen jälkeen kenelle tahansa haluat, sähköpostitse tai itse verkossa olevien linkkien avulla. Voit tallentaa teksti-, ääni-, video- ja valokuvatiedostoja. Ero edellisiin verrattuna on, että nämä lähettämäsi tiedot ovat jo fyysisessä paikassa, olipa kyseessä sitten tietokoneesi, puhelimesi tai kamerasi. Et voi luoda tai muokata sitä siellä.
- Dropbox.com: sitä käytetään asiakirjojen tallentamiseen, synkronointiin ja jakamiseen. Kuten edellinen, se ei ole sovellus dokumenttien luomiseen. Nämä tiedostot jaetaan heti. Toisin kuin 4-jaettu, jossa sinun on ladattava tiedot tietokoneellesi, ja jos haluat käyttää niitä, sinun on heti nähdä heti ja muokata niitä täällä. Toinen henkilö, jonka kanssa jaat tiedot, voi muokata sitä ja näet sen heti. Samoin jos sinä muokkaat sitä, kollegasi näkee muutokset välittömästi.
Tämä synkronointi on tärkein ominaisuus, sekä Google-dokumenteissa, google-kalenterissa että pudotuslaatikossa, koska se välttää tiedostojen päällekkäisyyttä, kun ne kaikki työskentelevät samassa asiakirjassa.
Yhteistyö
Kun puhumme työskentelystä suurempissa ryhmissä tai yritysprojekteissa, tarvitsemme “kaikki yhdessä” sovelluksia. Tämäntyyppiset työkalut mahdollistavat yhteistyöllisen projektinhallinnan. Ne ovat virtuaalisia yksityisiä verkkoja, jotka käyttävät Internet-protokollia turvallisen tiedon jakamiseen työntekijöiden, toimittajien, asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden jne. Kanssa.
Jotkut näistä ohjelmista ovat:
- Keskitetty työpöytä: se on foorumi, joka antaa meille mahdollisuuden luoda yksityisiä keskusteluja, suojata kyseistä yksityistä verkkoa salasanoilla, hallita sisältöä ja seurata hankkeita asiakkaiden kanssa turvallisessa ja varatussa ympäristössä. Asiakirjoja voidaan järjestää, jakaa, muokata ja arkistoida verkossa.
- Basecamp: uskomattoman tehokas sovellus, kun on kyse projektien hallinnasta yhteistyössä. BaseCamp on selaimesta toimiva sovellus, jonka avulla eri käyttäjät voivat muodostaa yhteyden mistä tahansa Internet-yhteyden avulla. Lisäksi voit hallita mobiililaitteiden, matkapuhelimien ja jopa sähköpostiohjelmien, kuten Gmailin, sovelluksia.
- My Client Spot: on online-projektinhallintaohjelmisto, joka on ihanteellinen pienille ryhmille. Sisältää ajan ja tehtävien seurannan, voit jakaa tiedostoja ja kalentereita; Voit seurata ja käyttää tietoja nopeasti ja helposti etsimällä tehtäviä, kommentteja tai tiedostoja. Pitää asiakas- ja projektihallintaa organisoituna ja päivitetynä.
Etäkäyttö tietokoneisiin
Tämäntyyppiset ohjelmat kuuluvat toisen tyyppiseen luokkaan. Ne toimivat niin, että pääset tietokoneisiin (omaasi tai kolmanteen osapuoleen) etäyhteydellä ja näet, mitä tietokoneella tapahtuu. Se on erittäin hyödyllinen virtuaaliassisteille tapauksissa, joissa asiakkaalla on ongelmia tietokoneensa kanssa: on nopeampi tietää, mikä ongelma voi olla, kun pääset koneeseen mistä tahansa.
esimerkkejä:
- GoToMyPC: mahdollistaa pääsyn tietokoneelle mistä tahansa koneesta, jolla on Internet tai iPhonesta. Se on yhteensopiva PC (Windows) ja Mac (Apple) kanssa.
- Logmein: hyvin samanlainen kuin edellinen, sillä etuna on, että se mahdollistaa pääsyn jopa viiteen koneeseen. Sillä on ilmainen versio.
- Team Viewer: Tämän ohjelman avulla voit jakaa tietokoneen työpöydän nopeasti ja helposti.
Miksi käyttää näitä työkaluja?
Kuten alussa totesin, elämme aina kytketyssä yhteiskunnassa, aina verkossa. Yhä useammat yritykset - suuret tai pienet - ammattilaiset ja yrittäjät lisäävät nämä sovellukset työympäristöönsä. Kerromme sinulle miksi:
• Ne ovat hyödyllisiä, helppokäyttöisiä ja useimmissa tapauksissa niissä on ilmaisia versioita.
• Ne antavat koko työryhmälle pääsyn tiedostoihin, joita he tarvitsevat tehtävän suorittamiseen.
• Ne ovat varmuuskopio. Ennen koneille aiheutuvia haittoja voit levätä helposti tietäen, että pystyt käyttämään näitä tietoja virtuaalitilassa.
• Ne tarjoavat erilaisia. Ota huomioon yrityksesi tarpeet, vertaa ominaisuuksia ja hintoja. Suurin osa näistä sovelluksista tarjoaa kokeiluversioita rajoitetun ajan (yleensä 30 päivää). Valitse luotettavia ohjelmia, jotka takaavat tiedostojesi turvallisuuden.
Yrityksesi kasvaessa samoin kuin niiden ihmisten lukumäärä, joiden kanssa sinun pitää ajan tasalla olevat tiedot. Siksi tiedostojen jakamisesta, asiakirjojen ja tehtävien synkronoinnista ja viestintäkanavien hallinnasta tulee entistä tärkeämpi menestys.
Nyt on sinun vuorosi, yrititkö näitä tai muita työkaluja? Kumpaa suosittelet?
