Palaute on toimintaa, josta voi tulla erittäin tärkeä parannustyökalu, jopa kilpailuetu, mutta monet organisaatiot ovat unohtaneet sen käytön, ja sen todellinen tarkoitus on vääristetty muissa väärinkäytön takia.
Palautteen alkuperäisenä tarkoituksena on jakaa jonkin lain tai prosessin yhteydessä yksilöityjä ehdotuksia, huolenaiheita ja havaintoja henkilön tai heidän ryhmän kanssa heidän toiminnan parantamiseksi. Siksi ns. "Palaute" on erinomainen virheiden, vikojen ja vikojen poistamiseksi työryhmissä, ihmisissä ja koko organisaatiossa.
Tästä huolimatta monet yritykset ovat jättäneet syrjään tämän käytännön. Heillä ei yksinkertaisesti ole tapana tarkistaa ja analysoida työskentelytapojaan. Joko siksi, että ne välttävät kohtaamasta yhteistyökumppaneitaan; Heillä on ollut kielteisiä kokemuksia väärien palautteiden toteutuksista tai yksinkertaisesti siksi, että he eivät vie aikaa tehdä niin. Näissä laitoksissa on yleistä, että samat virheet toistuu joko sama henkilö tai joku muu.
Olemme myös sitä mieltä, että asiat tehdään aina samalla tavalla, mutta ei siksi, että niillä on tehokas käyttöjärjestelmä, vaan siksi, että niiltä puuttuu innovaatioita. Näissä tapauksissa viestinnän ja itsevarmuuden puutteesta tulee kuljetushihna kuten lentokenttälaukkuissakin, vain silloin tällöin kulkevan matkalaukun sijasta, samat virheet ja huonot käytännöt ilmestyvät toisinaan.
Toisaalta on yrityksiä, jotka harjoittavat palautetta, mutta tämän viestintävälineen virheellinen käyttö saa sen menettämään tehokkuutensa ja sen myötä mahdollisuuden tulla tosi älykkäiksi organisaatioiksi, joissa jatkuvan oppimisen avulla ne voivat kehittää parempia toteutuksia, vähentää kustannukset, lisää tehokkuutta, innovoida, kehittää korkean suorituskyvyn joukkue jne.
On erittäin helppo tunnistaa, onko palautteen alkuperäinen merkitys jo vääristynyt organisaatiossamme. Jos esimerkiksi ilmoitat, että järjestetään kokous palautteen antamiseksi, mitä ajattelet automaattisesti olevan negatiivisia kysymyksiä, olemme väärällä tiellä. Tarkoitan negatiivisesti ajatellessani seuraavaa tyyppiä olevia mentiaalisia assosiaatioita palautteen suhteen: "he saavat huomioni", "he vain kritisoivat työtäni ja suoritustani"; "Kidutuksen ja valitusten aika tuli"; "On koson aika", "Minun on kuunneltava papun tai täydellisen herran neuvoja"; jne. On sääli, että prosessista, joka voi olla niin rikastuttavaa ja hyödyllistä oppimisen luomisessa ja tuottavuuden parantamisessa, tulee päänsärky tai tila oikaista tai kritisoida jonkun toisen suoritusta.
Kaikki ei kuitenkaan ole menetetty, voimme palauttaa todellisen palautteen ja sen mukanaan edut, joita se voi tuoda henkilöllemme, tiimillemme tai koko organisaatiolle. Kun opimme antamaan ja vastaanottamaan palautetta ammattimaisella tavalla, avaamme mahdollisuudet parannuksiin ja voimme luoda suuren kilpailuedun yrityksessämme.
Muistakaamme, että yksi menestyvien yritysten hyveistä on nykyään systemaatisoida oppimisprosessinsa ja hankkia se meidän on hyödynnettävä menestyksiämme ja virheitämme. Kun suoritamme asiaankuuluvaa toimintaa tai suoritamme syklin tai prosessin, on tärkeää analysoida, mitä olemme tehneet hyvin, mitä voimme parantaa ja mitä meidän on estettävä toistumasta, sekä tunnistamaan, mikä aiheutti edelliset kohdat. Tämä on palautteen ydin ja tarkoitus, kun emme tee sitä tai ota sitä vastaan ennakoivasti, varmasti sillä, mitä tulee, on kielteisiä seurauksia.
Heistä yksi yleisimmistä on, että ammatilliset suhteet vahingoittuvat ja retro-aikaan osallistuneiden kollegoiden luottamus vähenee.
10 käytännön ideaa tehokkaan palautteen saamiseksi yrityksessä
Katsotaanpa siis kymmentä käytännöllistä kohtaa, joista voi olla hyötyä saadaksemme kaiken hyödyn organisaatioiden palauteprosesseista.
1. Palautteen antamisen tulisi olla usein tapahtuvaa prosessia
Muista, että keskeinen tarkoitus on luoda oppimista ja parannusta. Valitettavasti joillakin organisaatioilla on vain palauteistuntoja kuuden kuukauden välein tai vuotuisessa suoritusarvioinnissa. Kuvittele tennispelaaja tai golfpelaaja, jonka valmentaja kertoo vain, mitä parannat kerran tai kahdesti vuodessa. Se olisi kauhea, koska siihen mennessä hän varmasti menetti jo useita turnauksia. Sinun pitäisi saada palautetta jokaisen turnauksen jälkeen tai jopa sen aikana. Tällä tavalla voit korjata ajoissa ja parantaa tuloksiasi heti. Yrityksissä on kätevää tehdä sama.
2. Palautteen tulisi olla jotain järjestelmällistettyä tai vakiintuneena vahvistettua
On tärkeää sisällyttää palauteistunto muodollisena osana prosessia. Lyhyissä projekteissa on suositeltavaa tehdä se kun ne on valmis ja pidempien prosessien aikana on suositeltavaa ajoittaa useita istuntoja, jotta virheet voidaan korjata ja onnistumiset voidaan hyödyntää matkan varrella.
3. Palaute ei ole keskustelua
Tämä on kohta, joka yleensä unohdetaan ja joka muuttaa palauteistunnot todellisiksi tarinataisteluiksi. Kun joku antaa meille palautetta, meidän tarvitsee vain kuunnella, kirjoittaa muistiin ja päättää, mitä aiomme ottaa kasvuksi ja mitä ideoita aiomme hylätä. Näiden istuntojen ei ole tarkoitus selittää tai perustella itseämme. Työ- ja analysointiistunnoissa keskustellaan pisteistä, palauteistunnot eivät.
4. Antaessamme palautetta meidän on luotettava tosiasioihin
Objektiivisuuden ylläpitämiseksi meidän on kuvailtava tapahtuvaa, ei tulkintojamme ja mielipiteitämme siitä. Tarkista ennen puhumista, oletko oletusten tai todennettavissa olevien tapahtumien takana. Muistakaamme, että ihmiset ajattelevat tulkintamme perusteella ja menettävät objektiivisuuden. Tämän välttämiseksi meidän on kommentoitava tosiasioita. Helpoin tapa tehdä tämä on kuvaamalla tapahtunut ja viittaamalla erityisiin esimerkkeihin.
5. Ihanteellinen prosessi on kasvotusten
Vaikka nyt tekniikka antaa meille mahdollisuuden etäistuntoihin, on ihanteellista, että nämä kokoukset järjestetään henkilökohtaisesti jakaaksesi tietoja toiselle ihmiselle silmältä. Yleinen virhe on puhua katsomalla kattoa, lattiaa, ikkunoita jne. Se rikkoo luottamusta ja vähentää prosessin tehokkuutta. Jos aiot tehdä sen etäyhteydessä, on suositeltavaa käyttää videojärjestelmää, jotta näet toisen, ei vain äänijärjestelmän.
6. Anna palautetta asioista, joita toinen henkilö voi muuttaa
Ajatuksena on tuottaa oppimista ja parannuksia, ja samasta syystä keskustelun painopisteen tulisi kääntyä tilanteisiin, joissa mainitulla henkilöllä on mahdollisuuksia muuttaa.
7. Se on annettava siitä, kuka on läsnä
Vaikka tämä on selvää, jotkut ihmiset sekoittavat palautteen puhuessaan poissaolevista. Tämä ei ole palautetta, se on juoruja. Voiko joku muuttaa toimintaansa asioissa, joita he eivät ole kommentoineet? Palautetta tulisi antaa osallistuvalle henkilölle.
8. Sen on oltava oikea-aikainen
Tämä tarkoittaa, että meidän ei pidä antaa liian paljon aikaa ohi. On turhaa antaa "retro" jostakin, joka tapahtui kaksi kuukautta sitten. Se tulisi tehdä heti, jotta jokainen muistaa sanotun ja pystyy korjaamaan sen nopeasti.
9. Meidän on tehtävä se tarkoituksella auttaa, ei rangaista
Ennen palautteen antamista meidän on kirjoitettava arkkiin kohdat, joita käsittelemme; Tunnista tosiasiat, joita lainaamme, ja tarkista, että tarkoituksemme ei ole pilkata toisiaan, kostaa niitä tai rangaista niitä. Jos teimme niin, kokous ei ole vain tehoton, vaan vääristämme myös myöhemmin antaman palautteen merkityksen, koska leviävät sanat, että teemme sitä vahingoittaaksemme, ei auttaaksemme.
10. Lisää palaute jatkuviin parannusprosesseihin
Käytämme palautetta yhteisenä toimintana parannusprosesseissamme, niin henkilökohtaisesti kuin ryhmässäkin. Muista, että paitsi että voimme antaa palautetta, vaadimme myös sen vastaanottamista. Tämä tarkoittaa nöyryyttä ja oppisopimusoppijaan asennetta. Meille ei ehkä pidä siitä, mitä kuulemme, mutta varmasti se on mitä meidän pitäisi kuulla.
Edelliset kohdat ovat ideoita, jotka voivat parantaa näiden prosessien tehokkuutta, mutta asiaankuuluva osa ilmestyy heti sen jälkeen ja koostuu pyrkimyksestä toteuttaa kuulemamme käytännössä ja auttaa palautetta antaville toimimaan omien haasteidensa suhteen. Viime kädessä pyrimme saavuttamaan parempia toteutustasoja ja tuloksia.
