Vuoden viimeisten kuukausien aikana ja ensimmäisestä uudesta organisaatiot toteuttavat pohdinta- ja suunnittelutehtäviä, joita ne kutsuvat "strategisiksi" seuraavien jaksojen (esim. Kuukausien, vuosineljännesten, lukukauden, vuosien) erilaisten linjojen rakentamiseksi tila, joka oletetaan toivotuksi.
Kokemuksemme mukaan on useita tekijöitä, jotka on otettava huomioon strategisen suunnittelun onnistumiseksi:
1. Aseta suunnittelutyöpajan tavoite
Suunnittelu työpajat ovat keino päämäärän saavuttamiseksi. Siksi ylimmän johdon on määritettävä suoritettavien suunnitteluharjoittelujen tarkoitus ja päämäärät vastaamalla kysymykseen: Mitä haluan?
2. Toimitusten ja odotettavien tulosten määritelmä
Vaikka se näyttää triviaaliselta, yksi menestystekijä on määritellä tuotteet, jotka haluat saada suoritetusta toiminnasta. Raportista tai raportista muodot, sopimusten allekirjoittaminen, tukimateriaali (ääni, video, valokuvat) muun muassa osoittavat, että ehdotetut tavoitteet saavutettiin ja että myös sopimusten ja työohjelmien toteutus taataan.
3. Osallistujien valinta
Osallistujat edustavat järjestelmän suunniteltua aluetta ja laajuutta, ja on tarpeen valita heidät sen varmistamiseksi, että toimijoilla on vaadittu valtuutus työpajassa ja sitä seuraavissa toimissa. Lukumäärän ei pitäisi olla rajoitus, koska on olemassa menetelmiä sekä pienille ryhmille (eli alle 20 henkilölle) suurille ryhmille (esim. Satoja tai tuhansia ihmisiä).
4. Ymmärtäminen osallistujien välisistä suhteista
Suunnittelutyöpajan oikeassa suunnittelussa on otettava huomioon toimijoiden väliset ihmissuhteet, varsinkin jos työryhmissä järjestetään istuntoja, jotta vältetään tuhoisat ja vieraat keskustelut harjoittelun lopussa, ja päinvastoin, sallittava tasapuolisuus kaikessa hetki.
5. Käytettävän metodologian valinta
Yleiskaavoituksessa M kaari on sama useimmissa menetelmien ja vaihtelee tutkia ympäristöä, diagnoosi järjestelmän määritelmä haluttua tilaa, määritelmää ehdotuksia tai toimintalinjoista ja niiden kehittämistä.
Kuitenkin tarkoituksesta riippuen haetaan (katso kohta 1) suunnittelu- mallin on oltava erilainen. Budjettisuunnitteluharjoittelu vs. harjoitus uusien organisatoristen paradigmien etsimisessä ei ole sama, tai istunto, jossa on 15 ihmistä, vs. korkea konsensus rakentaa Etelä-Afrikan kaltainen liitto, johon osallistuvat kaikki etniset ryhmät.
6. Työohjelman tai työpajan vaiheiden suunnittelu
Jokaisessa suunnitteluharjoituksessa on oltava arvioitujen ajanjaksojen ohjelma kullekin vaiheelle, dynamiikka, täysistunto, istunto, muun muassa, jotta voidaan taata, että tietyn ajan kuluessa suoritteet ja siten odotetut tavoitteet saavutetaan.
7. Tee päätös tehdä se yksin tai ulkopuolisten avustajien kanssa
On aina suositeltavaa palkata ulkopuolisia asiantuntijoita suunnittelemaan työpajoja, koska se on keino päästä erilaisiin menetelmiin, mutta mikä tärkeintä, yrityksen osallistujat voivat keskittyä keskusteluun ja suunnitelman laatimiseen ja jättää kolmanneksi suorittaa sovittelu- ja avustustoimia sekä dokumentoida toimituksia ja tuloksia.
8. Työpajassa käytettävien materiaalien valmistelu
Organisaation hyväksymän suunnittelun myötä on välttämätöntä suunnitella ja kantaa kaikki työpajassa tarvittavat materiaalit, paitsi paperitavarat ja audiovisuaaliset materiaalit, mutta visuaaliset materiaalit (esim. Julisteet, oppaat), formaatit (esim. Paperi tai sähköinen), media tietojen vaihto (esim. verkot, USB-tikut) muun muassa täysistuntojen ja tarvittaessa työryhmien istuntojen yhteydessä.
9. Kaikkien luotujen tietojen ja tulosten dokumentointi
Suunnittelutyöpajat tuottavat monipuolista tietoa, joko suullista, kirjoitettua tai jopa kehon kieltä, jota useimmissa tapauksissa ei dokumentoida osana tiedostoa.
Hyvässä työpajasuunnittelussa otetaan huomioon sähköisen, valokuvan, videografisen dokumentoinnin, äänitallenteiden, standardisoinnin muodot tai tietueet suunnittelutoimenpiteiden kaikista vaiheista.
10. Välittömien työohjelmien "30-100" luominen
Minkä tahansa strategisen suunnittelun harjoittamisen riski on toimien viivästyminen tai yksinkertaisesti laiminlyönti, ja siksi on suositeltavaa, että kaikilla osallistujilla on selkeät vastuut seuraavien 30 ja 100 päivän ajan työpajan jälkeen suorittaa välittömät, korjaavat toimenpiteet, ryhmän muodostaminen ja toimien aloittaminen, jotka tuottavat tulosta seuraavilla vuosineljänneksillä tai lukukausina.
Hyvää suunnitteluharjoitusta mitataan kahdessa ulottuvuudessa: ensimmäinen euforian ja tyydyttävän suunnittelutapahtuman toteuttamisen kannalta ja toinen ulottuvuus kaikkien ehdotettujen toimien toteuttamisasteen ja tietysti asetettujen tavoitteiden saavuttaminen.
Lopuksi kaikkia suunnitteluharjoituksen tuloksia olisi tarkistettava määräajoin (vähintään neljännesvuosittain) ja niitä olisi muutettava, kun organisaatio sitä vaatii vastaamaan ympäristöönsä ja parantamaan vastauskapasiteettiaan.
Käy kirjoittajan sivulla:
